SCMS Ceusters

La gestion financière, administrative et juridique

La gestion financière, administrative et juridique

Par gestion financière, nous entendons une gestion basée sur une manière efficace et transparente pour l’encaissement des loyers, des charges communes, l’élaboration et le suivi des budgets annuels, la réclamation des loyers et le contrôle des débiteurs, le décompte des charges, etc.

Il peut être convenu avec le client que ce dernier puisse se connecter au système informatique central de la gestion, afin de s’informer en permanence de l’évolution des projets engagés tout en conservant la sécurité et la confidentialité nécessaire

Organisation

  1. La gestion financière se fait à partir des bureaux situés à Anvers.
  2. Chaque projet de gestion est envisagé comme une entité individuelle reprenant sa propre administration financière (créancier et débiteur).
  3. Pour l’encaissement des loyers/des montants de concessions, il est prévu un compte bancaire séparé, au nom du propriétaire/donneur d’ordre et sans procuration pour le gestionnaire (sauf si le client souhaite un autre règlement).
  4. Pour l’encaissement des frais communs et des charges, un 2ème compte bancaire est prévu au nom du gestionnaire, pour l’encaissement et le paiement des charges communes. Le calcul des charges communes est réalisé en appliquant le régime de la TVA; c’est pourquoi, les locataires redevables de la TVA peuvent la récupérer sur leur quote-part effective ou alors, l’article 20 du code TVA (TVA à acquitter par le co-contractant) est d’application.
  5. SCMS-Ceusters dispose d’un logiciel spécifique, développé pour sa propre gestion et par conséquent sa propriété intellectuelle pour :
  • les budgets annuels et le suivi des budgets
  • la réclamation des loyers et le contrôle des débiteurs
  • le décompte des frais
  • les divers rapports financiers
  • le rapport global du management

Ces programmes sont d’ailleurs continuellement adaptés en fonction des nouveaux développements et besoins.

S’il le désire, le client peut, via un modem , avoir un accès direct au système central informatique du gestionnaire pour consultation on-line des projets engagés, avec, bien entendu, la préservation nécessaire de la sécurité/confidentialité des données.

 

 

La gestion administrative et juridique comprend une forme de gestion basée sur une manière efficace et claire d’analyser et d’établir toutes les données importantes se rapportant au centre commercial et aux bureaux, et de là à la remise périodique des bilans, etc

Organisation :

  1. Pour la gestion administrative et juridique, c’est le portfolio-manager qui coordonne les diverses activités. Il/elle sert d’interlocuteur/trice entre le propriétaire et les locataires/emphytéotes.
  2. Le portfolio-manager s’occupe des rapports aux clients, s’occupe de la correspondance avec les locataires concernant l’application des contrats de bail, avec les instances publiques, etc. Pour les travaux techniques spécifiques il fait appel à des collaborateurs techniques qui garantissent le suivi technique spécifique de construction et le contrôle sur place (cf. gestion technique).
  3. Chaque année, une estimation des rentrées et des dépenses est réalisée, par bâtiment, pour le prochain exercice. C’est un document de gestion clair qui est remis au commanditaire/client pour discussion ultérieure. Le budget annuel comprend les prévisions concernant :
    • Les entrées locatives attendues:
      • revenus locatifs théoriques (occupation 100 %)
      • prévision locaux vides
      • prévision (re)-locations
      • éventuels débiteurs douteux
      • diverses autres rentrées éventuelles
    • Les recettes d’exploitation espérées ( = frais à charge des propriétaires):
      • Part du précompte immobilier (non récupérable auprès des locataires / emphytéotes et / pour laquelle aucune exemption ne peut être faite)
      • Partie de la prime d’assurance bâtiment
      • Frais éventuels de locaux vides
      • Rémunération de la gestion
      • Pronostic grand entretien et investissements en fonction de l’évaluation de l’état technique des bâtiments
      • autres (description des lieux , frais de procédure, taxations,...)